Deze gesprekshandleiding helpt je om samen met je team te bespreken hoe jullie samen invulling geven aan hybride werken. Voordat je concrete afspraken maakt binnen je team, is het belangrijk om eerst duidelijk te hebben wat de doelen zijn van je team, welke rol elk teamlid heeft en welke normen en waarden er worden nagestreefd. Daarna kun je met elkaar afspreken waar en wanneer iedereen werkt of kan werken, hoe vaak jullie samenkomen op kantoor en wanneer collega’s bereikbaar zijn.
Onderstaande stappen helpen met het voeren van het teamgesprek. Het is aan te raden om deze volgorde aan te houden. Onderaan deze pagina vind je een dowloadbare afsprakenkaart. Hierin kun je voor elk onderwerp binnen de gesprekshandleiding de uitkomsten en/of afspraken opschrijven. Het uitgangspunt voor deze handleiding is het gezamenlijke belang van een team. Iedere individuele werknemer, óók de leidinggevende, heeft hier een aandeel in.
Stel gezamenlijk jullie missie vast en bepaal de doelen, personen en resultaten die daaraan verbonden zijn. Deze basis helpt bij het gesprek over hoe jullie als team hybride willen werken.
Wat maakt dat wij een team zijn?
Welk doel streven wij na?
Wat zijn de verantwoordelijkheden en rollen binnen ons team?
Wat voor resultaten levert ons team op?
Bespreek de normen en waarden die gelden binnen het team en waar deze onderling verschillen. Onderling begrip bevordert de samenwerking.
Wat is voor ons team belangrijk?
Hoe nemen we besluiten en houden we elkaar aan afspraken?
Hoe peilen we de betrokkenheid van onze teamleden?
Maak afspraken over een effectieve samenwerking. Bespreek met je team hoe en wanneer activiteiten worden uitgevoerd. Bepaal ook hoe en wanneer er binnen jullie team wordt gecommuniceerd.
De vragen hieronder helpen je om alvast een beeld te krijgen over de samenwerking. Wil je hier als team concreet mee aan de slag gaan, gebruik dan de tool Samenwerking en verbinding.
Wat verwachten we van elkaar qua beschikbaarheid en reactiesnelheid op e-mails?
Wat is er nodig voor onderling contact en verbinding in het team?
Hoe zorgen we voor verbinding met andere teams?
Waarvoor willen we elkaar fysiek of juist online treffen? En hoe vaak?
Hoe vaak willen we elkaar fysiek of online treffen?
Houd ook bij hybride werken oog voor het welzijn en hoe jullie team contact houdt. Het is belangrijk om te praten over verwachtingen rondom verbinding. Dit gesprek kun je bijvoorbeeld voeren aan de hand van onderstaande vragen.
Hoe weten we van elkaar wat de ander doet en wat er bij de ander speelt?
Hoe zorgen wij ervoor dat iedereen zich gezien en gehoord voelt?
Hoe gaan we om met nieuwe werknemers?
Hoe houden we sociaal contact?
Welke rituelen hebben wij als team?
Hoe vieren we onze successen?
Breng de behoeften van het team in kaart. Hiermee wordt duidelijk wat de teamleden nodig hebben om effectief hybride te werken.
Welke afspraken moeten alle teamleden maken met de leidinggevende van het team? En welke met (hoger) management?
Is elk teamlid digitaal vaardig genoeg om hybride te werken en online te vergaderen?
Zijn er specifieke behoeften voor de inrichting van zalen en werkplekken op kantoor en thuis?
Hebben we specifieke behoeften voor de technische ondersteuning?
Welke behoeften hebben we nog meer om optimaal hybride (samen) te werken?
Plan evaluatiemomenten in met het team. In deze sessie reflecteer je samen en pas je waar nodig afspraken aan. Doe dit regelmatig, zodat je als team snel kunt leren en kunt bijsturen waar nodig.
