Samenwerking en verbinding

Hybride werken betekent flexibiliteit: werken op verschillende locaties en tijdstippen. Iedereen maakt hierin eigen keuzes op basis van het teambelang.

Het kan zo zijn dat de een graag thuiswerkt, terwijl de ander meer behoefte heeft aan face-to-face contact. Ook kan het zo zijn dat een collega wel flexibel wíl zijn, maar dat niet kan vanwege bepaalde werkzaamheden, privéomstandigheden of het gebrek aan hulpmiddelen. Voor een goede samenwerking en verbinding in het team is het belangrijk dat de teamleden rekening houden met elkaar. Ze moeten niet alleen uitgaan van persoonlijke voorkeuren, maar ook het teamdoel voor ogen houden.

Hieronder staan praktische handvatten voor afspraken over samenwerken en verbinding. Voor je het gesprek hierover aangaat binnen je team, kun je het beste eerst spreken over doelen en afspraken. Dat kun je doen aan de hand van de tool Teamgesprek hybride werken: doel en afspraken.

Gezamenlijke activiteiten

Het is belangrijk om voor verschillende activiteiten in kaart te brengen waar, wanneer en hoe ze worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld voor werktaken en overleggen. Houd hierbij het doel van de activiteit in gedachten. Maar kijk ook naar het nut of de noodzaak om elkaar fysiek, online of hybride  te zien. Zo blijkt dat brainstormsessies vaak beter werken als mensen fysiek bij elkaar zitten, terwijl een voortgangsoverleg net zo goed online (of hybride) kan plaatsvinden.

Denk bij het in kaart brengen niet alleen aan de formele activiteiten maar ook aan de informele activiteiten die de verbinding in een team helpen verbeteren. Onderstaande vragen helpen je om de activiteiten en passende locatie voor jouw team in kaart te brengen:

Welke activiteiten doen wij als team samen?

Denk aan momenten waarop jullie elkaar ontmoeten in verschillende samenstellingen, zowel informeel als formeel. Voorbeelden zijn: een teamoverleg, een overleg tussen twee teamleden, een brainstorm, een informeel overleg, een voortgangsoverleg, een vrijdagmiddagborrel, een kerstborrel.

Voor welke activiteit willen wij elkaar fysiek, online of hybride ontmoeten en waarom?

Waarom is het voor een activiteit belangrijk om elkaar fysiek, online of hybride te ontmoeten?

Hoe vaak wil je elkaar fysiek, online of hybride ontmoeten?

Wil je elkaar bijvoorbeeld elke drie weken volledig fysiek ontmoeten één keer per week volledig online en de teamleden verder de vrije keuze laten om elkaar hybride te ontmoeten? Ook kunnen jullie ervoor kiezen om sommige activiteiten (zoals een afdelingsoverleg) afwisselend fysiek en online te organiseren. Jullie komen dan bijvoorbeeld één keer in de drie maanden fysiek bijeen en overleggen daarbuiten online.

Tip: Gebruik onderstaand kwadrant om de activiteiten in kaart te brengen. Schrijf alle activiteiten op post-its. Deze plaats je in de verschillende vakken op het kwadrant. Bespreek dit met het team. Hierbij houd je rekening met elkaar en met de teamdoelen. Maak samen afspraken over hoe je de activiteiten organiseert.

Download een printversie van het kwadrant.

Het kan lastig zijn om alle behoeften en voorkeuren van teamleden even veel mee te nemen bij het maken van teamafspraken. Een onafhankelijk iemand van buiten het team (bijvijvoorbeeld een coach of iemand van HR) kan hier eventueel bij helpen door mee te denken en het maken van afspraken te faciliteren.

Bereikbaarheid

Naast afspraken over werken vanaf verschillende locaties, kun je ook afspraken maken over werken op verschillende tijdstippen. Zo kan het zijn dat de ene collega zich het liefst houdt aan traditionele werktijden, terwijl de ander ook soms in de avond of in het weekend wil werken. Dat is voor iedereen anders, bijvoorbeeld omdat de één een jong gezin heeft en de ander mantelzorgtaken. Maar ook het samenwerken met andere tijdzones, behoefte aan bewegen en sporten onder werktijd of juist daarbuiten, of een ‘avond- of ochtendmens’ zijn kunnen meespelen.

Het is belangrijk dat collega’s duidelijk weten wie wanneer aan het werk is. En dus ook: wie wanneer bereikbaar is. Maak daarom afspraken over verwachtingen rondom bereikbaarheid binnen het team. De volgende vragen kunnen hierbij helpen:

Hoe weten we van elkaar wie wanneer aan het werk is?

Maak afspraken over hoe ieder teamlid laat zien wanneer en waar hij of zij werkt. Maak dit bijvoorbeeld duidelijk in de agenda.

Hebben we afspraken over bereikbaarheid?

Breng in kaart of er teamafspraken zijn over bereikbaarheid tijdens en buiten het werk. Moet je bijvoorbeeld altijd bereikbaar zijn als je aan het werk bent? Moet je altijd in iemands agenda kunnen zien of je diegene kunt bellen? Meer hierover lees je hieronder, bij communicatievormen.

Hoe werken wij samen?

Hoe werken teamleden aan projecten? Doen zij dat gezamenlijk en tegelijkertijd, of juist op verschillende momenten en los van elkaar? Is het nodig om hierover afspraken te maken? Denk aan bepaalde momenten in de week, of aan een dag waarop alle teamleden bereikbaar zijn. Laten projecten het toe om hierin volledige flexibiliteit te bieden of juist niet?

Je bespreekt met je team of je synchroon of asynchroon werkt.

Het werk binnen een team kan daarom bij het hybride werken op verschillende manieren plaatsvinden: synchroon of asynchroon. Synchroon werken gaat over de momenten waarop teamleden op hetzelfde moment aan het werk zijn. Voordelen hiervan zijn dat je snel op elkaar kunt reageren en je direct in contact staat met anderen (wat positief kan zijn voor de verbinding). Nadelen zijn bijvoorbeeld dat het veel tijd kan kosten om iedereen te betrekken en dat het in de weg kan staan van flexibiliteit. Asynchroon werken is werken waarbij iedereen zijn of haar eigen werktijden heeft en niet iedereen op dezelfde tijden aan het werk is.

Communicatievormen

Je kunt daarnaast ook nadenken over communicatievormen binnen je team. Communiceer je iets op één gezamenlijk moment aan alle teamleden, bijvoorbeeld tijdens een overleg? Of communiceer je op verschillende momenten naar individuele teamleden, bijvoorbeeld door een mail te sturen of iets te plaatsen op het intranet? Elk contactmoment kun je formeel (bijvoorbeeld over projecten en voortgang) of informeel (bijvoorbeeld gefocust op contact en verbinding) insteken.

Contactmomenten vinden plaats via verschillende kanalen (bijvoorbeeld via videobellen, e-mail of WhatsApp). Elk kanaal heeft voor- en nadelen. Zo kan videovergaderen heel effectief en efficiënt zijn, maar ook extra vermoeiend. Bij communicatie via e-mail of WhatsApp kan de nuance ontbreken of kunnen teamleden humor en sarcasme verkeerd interpreteren.

Het kan helpen om binnen het team communicatieregels op te stellen. Per communicatiekanaal maak je bepaalde afspraken. Hieronder staat een aantal voorbeelden van basisafspraken. Ook kunnen onderstaande vragen behulpzaam zijn.

Welke kanalen gebruiken we voor welke vorm van communicatie?

Denk na over de kanalen die jullie willen gebruiken om te communiceren met elkaar. Bijvoorbeeld e-mail, bellen, Whatsapp, MS Teams-chat. Let erop dat er verwarring kan ontstaan als jullie te veel verschillende kanalen gebruiken.

Binnen welke tijd geef (en verwacht) je een reactie op iets?

Bij hybride werken kan het zo zijn dat jij of één van je collega’s soms ‘s avonds of in het weekend werkt en de ander juist niet. Stem de verwachtingen over bereikbaarheid op zulke momenten met elkaar af. Verschilt dit per vorm van communicatie? Zo kun je bijvoorbeeld afspreken om via WhatsApp direct op elkaar te reageren. Via de MS Teams-chat mag dat uiterlijk een werkdag later en bij e-mail mogen er twee werkdagen tussen zitten.

In onderstaande tabel kun je allerlei soorten afspraken vastleggen. Bespreek in welke mate jullie als team zaken willen vastleggen. Gaat het bijvoorbeeld alleen om de verwachte responstijd, geef dan per communicatiekanaal aan hoe snel je een reactie verwacht of wat nodig is om wél een snelle reactie te krijgen.

Download een printversie van de tabel.