Waar mensen werken kan ook verzuim vanwege ziekte optreden. Binnen het kader van bedrijfscontinuïteit is het van belang dat de werkgever in een ziekteverzuimbeleid vastlegt hoe met verzuim door ziekte omgegaan wordt.

Maatwerk

Een ziekteverzuimbeleid is maatwerk. Het moet passen bij de aard van het bedrijf, de omvang en de bedrijfscultuur. En omdat het de werknemers betreft, is het ziekteverzuimbeleid instemmingsplichtig, dus formeel pas van toepassing als de vertegenwoordiging van de werknemers (ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging) hiermee ingestemd heeft.

Verplichting

Het voeren van een ziekteverzuimbeleid is een impliciet omschreven wettelijke plicht voor de werkgever en wordt expliciet genoemd in het Arbeidsomstandighedenbesluit (art. 2.9). Volgens dit artikel adviseert de arbodienst inzake het voeren van een gestructureerd, systematisch en adequaat arbeidsomstandigheden- en ziekteverzuimbeleid. De arbodienst moet bijdragen aan de effectuering daarvan, waarbij het met name rekening moet houden met bijzondere groepen van werknemers.

Het voorkomen en beperken van ziekte is immers een vanzelfsprekende doelstelling van het arbobeleid. Iedere werkgever is verplicht om beleid te voeren dat zorgt voor de veiligheid en gezondheid van werknemers.

Voordelen van een verzuimbeleid

Een ziekteverzuimbeleid heeft verschillende voordelen:

  • Het geeft weer hoe de werkgever omgaat met ziekte en ziekteverzuim.
  • Het geeft procedures aan die zieken en functionarissen moeten volgen.
  • Het geeft middelen weer die functionarissen kunnen benutten bij het omgaan met ziekteverzuim.
  • Het geeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden weer die functionarissen hebben bij ziekteverzuim.
  • Het geeft weer op welke wijze gebruikgemaakt kan of moet worden van externe deskundigen.

Onderdelen verzuimbeleid

Een effectief ziekteverzuimbeleid bestaat uit een aantal onderdelen:

  • Ziekteverzuimpreventie – Als het arbobeleid ingaat op collectieve, arbeidsgebonden ziekteverzuimpreventie, dan kan het ziekteververzuimbeleid zich richten op de preventie van ziekte meer in het algemeen en de wijze hoe de werkgever hiermee omgaat. Ook kan het ziekteverzuimbeleid ingaan op de wijze waarop voorkomen wordt dat werknemers met een functionele beperking uitvallen voor werk en hoe zijn gere-integreerd kunnen worden. In samenwerking met een arbodienst kunnen de problemen in kaart worden gebracht en oplossingen worden bedacht.
  • Ziekteverzuimprotocol – Een protocol beschrijft de processen rondom ziekmelden, verzuimcontrole, verzuimbegeleiding, re-integratie bij langdurig verzuim, loondoorbetaling bij ziekte en de verrekening van vakantiedagen. Door processen en hun inhoud schriftelijk vast te leggen, hebben alle betrokkenen duidelijkheid over hun rechten en plichten en wordt voorkomen dat bepaalde individuen afwijkend behandeld worden.
  • Verzuimtraining – Training kan de werkgever en leidinggevenden helpen bij de rol die zij hebben volgens het ziekteverzuimbeleid. In de training leren zij welke vragen wettelijk wel en niet toegestaan zijn en hoe ze een efficiënt gesprek kunnen voeren met de verzuimende werknemer, waardoor deze zo snel mogelijk re-integreert.  
  • Verzuimregistratie/-analyse – Om de effectiviteit van een ziekteverzuimbeleid te evalueren kunnen cijfers en analyses gebruikt worden. Door periodiek de verzuimcijfers en de verzuimoorzaken (geanonimiseerd door de bedrijfsarts) te analyseren worden verzuimpatronen vaak duidelijker. Het ziekteverzuimpercentage kan namelijk het gevolg zijn van een beperkt aantal langdurige verzuimgevallen of juist van veel en frequent verzuim. Voor preventie of aanpak van het ziekteverzuim is het van belang dit te weten.
  • Begeleiding bij re-integratie – Om te voorkomen dat werknemers (onnodig) langdurig ziek blijven, is bewaking van het ziekteverzuimproces door een casemanager vaak efficiënt. In het ziekteverzuimbeleid staat meestal welke functionaris de rol van casemanager krijgt. Deze manager begeleidt de zieke werknemers, zodat ze sneller kunnen terugkeren op de werkplek.
  • Wat te doen bij conflicten – Soms kan het oordeel om niet te kunnen werken re-integratie in de weg staan. Het is dan een voordeel als het ziekteverzuimbeleid de voorwaarden beschrijft die de zieke kan bewandelen voor een second opinion of die duidelijk maakt wanneer de werkgever het loon op kan schorten.

Het verzuimbeleid moet in lijn zijn met het algemene bedrijfsbeleid of het personeelsbeleid als onderdeel hiervan. Bijvoorbeeld: als de werkdruk een probleem is en het verzuimbeleid zich vooral richt op de preventie hiervan, past dit niet bij een beloningsbeleid dat hoge bonussen zet op overwerk.