Alle hens aan dek? Juist niet!

Gestructureerde BHV

Handig is ook de speciale BHV agenda binnen Outlook, waardoor alle BHV’ers kunnen zien welke activiteiten er gepland staan. Bovendien zorgen zij hiermee zelf voor vakantiespreiding, zodat er nooit te weinig intern hulpverleners in het pand zijn.

En, last but not least, er is altijd een heldere taakverdeling onder interne hulpverleners. Aan elke portofoon hangt een  kaartjemet een duidelijk afgebakende opdracht. Iedere BHV’er pakt bij binnenkomst een portofoon en weet dus precies wat hij of zij moet doen in geval van calamiteiten. Simpel en bijzonder effectief. De jury is blij met deze goede praktijk en kroont Shell Rotterdam tot winnaar in de categorie Kantoor

Grootste uitdaging

Shell International heeft een pand in het centrum van Rotterdam, met 17 verdiepingen. De interne noodhulp wordt geleverd door 58 medewerkers:

• 17 BHV’ers (medewerkers met BHV-diploma)
• 37 floorwardens (blokhoofden, deze medewerkers worden intern getraind)
• 7 security medewerkers (opgeleid tot ploegleider BHV; 6 van hen zijn ook gecertificeerd voor het tornen van liften, waarmee ze mensen uit een lift kunnen bevrijden).
• 2 security coördinatoren (opgeleid tot hoofd-BHV’er)

BHV-medewerkers zijn te herkennen aan gele vestjes en floorwardens aan gekleurde banden om de bovenarmen. Iedere etage heeft zijn eigen floorwardens, die onderling regelen dat er altijd een van hen aanwezig is. Bij ontruiming leveren ze een kaart in bij hun ploegleider BHV.

Bij veel bedrijven, ook grotere organisaties, wordt bij een incident de complete interne noodhulp geactiveerd. Dat is niet nodig en het kan zelfs nadelig werken. Als er teveel hulpverleners zijn, ontstaat er al snel onrust, wat weer nadelig is voor de bedrijfsvoering. Hoe kun je de hulpverlening efficiënt houden, en toch adequaat handelen bij grotere calamiteiten?

Aanpak

• Eerste lijn
  Shell International maakt onderscheid tussen eerstelijns interne hulp en integrale inzet van het complete team. Als er een voorval is, komt eerst een ploegleider in actie. Dat is een van de 7 securitymedewerkers, met BHV-diploma. De ploegleider heeft een professionele EHBO rugzak, inclusief AED en portofoon. Als het nodig is, kan de ploegleider direct opschalen en het benodigde aantal BHV’ers op laten roepen. Gerard kende deze opzet uit zijn werk voor de raffinaderij in Pernis. Dat is een fabrieksomgeving met hoog risico op incidenten. Zijn huidige omgeving is een kantoorgebouw waar de activiteiten lage risico’s met zich meebrengen, maar waar wel veel mensen aanwezig zijn. Hij is ervan overtuigd dat de eerstelijnsopzet in beide situaties grote voordelen heeft.
• BHV-agenda
  Om te voorkomen dat er in vakantieperiodes te weinig BHV’ers zijn, doen alle medewerkers die een BHV-certificaat hebben zoveel mogelijk aan vakantiespreiding. In outlook is een speciale BHV-agenda aangemaakt, waar het hele veiligheidsteam zijn verlof in zet. Alle BHV-activiteiten staan ook in deze agenda.

Resultaat

• Door te kiezen voor eerstelijns hulpverlening, die direct kan opschalen als dat nodig is, is de interne noodhulp bijzonder efficiënt ingericht.
• De speciale BHV-agenda werkt goed. Aanwezigheid van medewerkers met een BHV-certificaat is relatief makkelijk te plannen

Praktische tips

• Selecteer de juiste mensen voor interne noodhulp. Maak eventueel een profielschets.
• Organiseer eerstelijns hulpverlening, met de mogelijkheid om direct op te schalen als dat nodig is.
• Plan je BHV-activiteiten (opleiding, oefeningen, bijeenkomsten) één jaar vooruit en leg ze vast in een gemeenschappelijke BHV-kalender.
• Geef elke interne hulpverlener een specifieke taak. Bij Shell doen ze dat bijvoorbeeld door aan iedere portofoon een kaartje te hangen met een duidelijke opdracht. Iedere BHV’er neemt bij binnenkomst een portofoon mee en weet dus meteen wat hij of zij moet doen als er iets gebeurt.
• Benoem floorwardens of blokhoofden om overzicht te houden op iedere etage.
• Nodig brandweerploegen uit om op jouw locatie te komen kijken. Zij komen vaak met waardevolle tips.
• Geef vrijwilligers af een toe een teken van waardering. Het gaat niet om financiële vergoeding, maar om een leuk gebaar. Een bijzonder kerstpakket of een etentje bijvoorbeeld.