Thuiswerken? Zo houd je je medewerkers mentaal fit
Nu veel medewerkers thuiswerken, is de vitaliteit van personeel voor werkgevers een prioriteit. Hoe zorg je er als werkgever voor dat medewerkers ook nu mentaal fit blijven?
Dit artikel is in november 2020 geschreven door Hagar Jobse in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
Wanneer je je moe en futloos voelt, is het belangrijk om je fysieke conditie te verbeteren. Maar wat veel mensen vergeten is dat mentale vitaliteit minstens zo belangrijk is. ‘Mentale vitaliteit gaat over fit zijn van geest’, legt psycholoog Saskia Geraerts uit. ‘Wanneer je mentaal fit bent, kun je beter omgaan met tegenslag. Ook bedenk je sneller creatieve oplossingen, voel je je energieker en kun je beter presteren.’
Volgens bedrijfsarts en voorzitter van de NVAB Gertjan Beens gaat vitaliteit niet alleen over het reduceren van stress. ‘Werk mag best belastend zijn’, legt hij uit. ‘Het gaat erom dat er binnen diezelfde werkcontext genoeg dingen zijn die juist energie geven.’
‘Wanneer je het gevoel hebt dat je iets bijdraagt aan een groter geheel, geeft je dat positieve energie’
Gertjan Beens, bedrijfsarts en voorzitter NVAB
Wanneer de balans lange tijd de verkeerde kant uitslaat. Oftewel, wanneer je je werk alleen maar energie kost in plaats van geeft, raak je op een gegeven moment opgebrand. Beens: ‘Dan gaan mensen op hun reserves in teren en vallen ze uit.’
Nu veel mensen thuis zitten, is het risico hierop extra groot. Beens: ‘Over het algemeen laden mensen op wanneer ze het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van een groter geheel en zich gesteund voelen door hun baas en collega’s.’
Dat vanzelfsprekende contact is nu weggevallen. Ondertussen is er wel een grote groep mensen die nu meer stress ervaart dan normaal. ‘Zeker voor mensen met kinderen is deze periode een uitdaging,’ zegt Geaerts. ‘Scholen waren lange tijd dicht en veel naschoolse activiteiten gaan nog steeds niet door. Ouders moeten hierdoor niet alleen juf of meester zijn, maar ook pianoleraar.’
Werknemers die alleen wonen, lopen juist het risico te vereenzamen. Maar ook voor mensen die wél samenwonen met partner of huisgenoten, kan thuiswerken een behoorlijke uitdaging zijn. Geraerts: ‘Vooral extraverte mensen hebben het moeilijk. Die hebben prikkels van buitenaf nodig om gemotiveerd te blijven.
Praat niet alleen met collega’s over werk
Hiervoor is de dagelijkse Zoom-vergadering niet genoeg. Geraerts: ‘Het gevaar van online werken is dat je allen nog maar contact hebt over werk gerelateerde zaken.’ Ze raadt dan ook aan om ook virtueel sociale dingen met elkaar te blijven doen. ‘Doe bijvoorbeeld één keer per maand een pubquiz met zijn allen of richt een virtuele koffiecorner in, waar mensen een uurtje per dag met elkaar kunnen praten.’
Bij het relatief jonge team van digital agency Digital Natives -de medewerkers zijn tussen 25 en 37 jaar oud- hebben ze hier vanaf het begin op ingezet. Zo begint elk team de dag met een virtuele bijeenkomst van twintig minuten. ‘Dat is eigenlijk een vervanging voor het praatje bij het koffiezetapparaat’, legt operationeel manager Frederike van Melick-Hurenkamp uit. ‘Hier wordt van alles besproken: van wat mensen in hun weekend hebben gedaan tot de Amerikaanse verkiezingen. Als het maar niet over werk gaat.’ Daarnaast is er elke vrijdagmiddag een virtuele borrel en wordt de wekelijkse teamvergadering op maandag afgesloten met een quiz. ‘We doen echt ons best om vergaderingen minder droog en feitelijk te maken.’
Neem zelf geregeld contact op met je medewerkers
Ook is het aan te raden om buiten vergaderingen om geregeld contact op te nemen met je medewerkers. Beens: ‘Geef ze het gevoel dat je, ondanks dat je ze niet fysiek ziet, wel degelijk waardeert wat ze doen.’ Bovendien kom je er zo achter hoe het écht met ze gaat. Zeker wanneer mensen een gezin hebben, kan het zijn dat ze alleen nog maar bezig zijn met werken of zorgen. Zelfs tien minuten een kopje koffie drinken in de zon schiet er dan bij in, terwijl we juist van dit soort korte momenten van ontspanning enorm opladen. Geraerts: ‘Het gevaar is dat je niet meer ontspant en steeds meer stress opbouwt.’
‘We doen echt ons best om vergaderingen minder droog en feitelijk te maken.’
Frederike van Melick-Hurenkamp, Operationeel manager Digital Natives
Flexibele werktijden
Om dit te voorkomen kregen ouders bij Digital Natives de eerste drie weken van de lockdown de kans om minder te werken. Van Melick-Hurenkamp: ‘We zeiden: ‘‘Doe wat je kan en wat niet lukt, lukt niet.’’ Op die manier hadden ze even de ruimte om opvang te regelen.’ Daarna kregen ouders de keuze te werken op flexibele tijden of om vakantie-uren op te nemen voor de tijd dat ze niet konden werken. ‘Dat laatste bleek niet nodig. Een aantal mensen begint nu om half acht. Hierdoor kunnen ze werk en zorg beter combineren en ervaren ze minder stress.
Laat zien dat jij ook niet alles onder controle hebt
Overigens kijkt niemand er bij Digital Natives van op als er een keer een kind door een vergadering heen schreeuwt of opeens bij zijn vader en moeder op schoot kruipt. ‘Heel gezond’, vindt bedrijfspsycholoog Wouter Vrooland. ‘Wanneer je moet werken én je kinderen thuis hebt, kun je dat niet altijd scheiden.’ Hij adviseert managers dan ook om te laten zien dat ook zij niet altijd alles onder controle hebben. ‘Daarmee impliceer je dat je dit ook niet van je medewerkers verwacht.’
Daarnaast is het inrichten van een aparte werkplek volgens Geraerts essentieel. ‘Als je geen aparte werkkamer hebt, is het veel moeilijker om je werk af te sluiten.’ Ben je écht genoodzaakt om in de slaapkamer of aan de keukentafel te werken? ‘Ruim dan elke dag op een vast tijdstip je werkspullen op. Wanneer die nog binnen je zicht liggen, kun je niet echt ontspannen.’
Corona heeft ervoor gezorgd dat de aandacht voor vitaliteit bij veel bedrijven een vlucht heeft genomen. Maar voor een gezonde organisatie is het belangrijk om ervoor te zorgen dat dit structureel, en dus niet alleen op momenten van crisis, een belangrijk agendapunt blijft. Beens: ‘Voorkomen is immers beter dan genezen.’ Hij voegt hieraan toe: ‘Je kunt alleen voorkomen dat mensen uitvallen als je weet wat de arbeidsrisico’s precies zijn.’
Het belang van een Risico-Inventarisatie & -Evaluatie
Vitaliteit is niet iets wat alleen nu prioriteit heeft. Het is juist belangrijk om het een duurzaam onderdeel van je bedrijfsvoering te maken. Dat kan met behulp van een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E). In een RI&E breng je de arbeidsrisico’s voor je medewerkers in kaart. Vervolgens werk je in een plan van aanpak aan maatregelen om deze risico’s te voorkomen.
Hier vind je meer informatie over de RI&E.
Een RI&E opstellen
Je kan als werkgever een RI&E zelf opstellen of met behulp van zogenaamde RI&E-instrumenten. De online applicatie Route naar RI&E helpt je om de manier te vinden die past bij jouw bedrijf. Via een paar vragen ontdek je welke routes mogelijk zijn en kan je direct zelf aan de slag met een RI&E. Kijk op routenaar.rie.nl.
