Vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon is er voor werknemers die een melding of klacht hebben over ongewenst gedrag. Werknemers die zelf te maken hebben gehad met ongewenst gedrag kunnen aankloppen, net als omstanders. De vertrouwenspersoon is neutraal en onpartijdig. Hij of zij luistert, geeft advies en helpt bij het zoeken naar een passende oplossing.  

Bij welke situaties kan een vertrouwenspersoon helpen? 

Een vertrouwenspersoon ondersteunt werknemers bij meldingen of klachten over: 

• agressie en geweld;
• seksuele intimidatie en ongewenste intimiteiten;
• pesten;
• discriminatie.

Naast de vertrouwenspersoon ongewenst gedrag zijn er ook vertrouwenspersonen die zijn gespecialiseerd in integriteit. Bij hen kun je meldingen doen over bijvoorbeeld fraude, misbruik van informatie of wetsovertredingen. Sommige vertrouwenspersonen vervullen beide rollen.  
Heeft een melding over ongewenst gedrag ook te maken met integriteit, dan kan een werknemer ook bij de vertrouwenspersoon integriteit terecht. Voorbeelden zijn discriminatie door een manager of seksuele intimidatie door een leidinggevende.

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon kan onder andere: 

• eerste opvang bieden aan werknemers die hulp of advies nodig hebben; 
• nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is; 
• informeren over andere mogelijkheden, zoals een klachtenprocedure; 
• werknemers begeleiden bij een klachtencommissie of bij gesprekken met de leiding van de organisatie; 
• doorverwijzen, bijvoorbeeld naar een mediator; 
• voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag; 
• gevallen van ongewenst gedrag registreren;  
• toename in meldingen van ongewenst gedrag signaleren en hierover in gesprek gaan met het management;  
• leidinggevenden en management adviseren over het voorkomen van ongewenst gedrag.

Een vertrouwenspersoon gaat vertrouwelijk om met informatie van werknemers. Er geldt een geheimhoudingsplicht.

Wat doet een vertrouwenspersoon niet?

Niet alles valt in het takenpakket van de vertrouwenspersoon. Een vertrouwenspersoon:  

• geeft geen juridisch advies;  
• neemt niet de leiding over het traject, dat ligt bij de werknemer;
• spreekt niet namens de werknemer;
• bemiddelt niet, maar verwijst eventueel door naar een mediator.

Interne of externe vertrouwenspersoon 

Een werkgever kan kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon. 
Een externe vertrouwenspersoon werkt buiten het bedrijf, bijvoorbeeld via een arbodienstverlener of brancheorganisatie. Een interne vertrouwenspersoon is een werknemer van de organisatie die hiervoor is opgeleid of speciaal voor deze rol is aangesteld. Dit komt vooral voor bij grotere bedrijven. 

Wat zijn aandachtspunten bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon?

Bij grotere bedrijven kan het wenselijk zijn meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Daarbij kan rekening worden gehouden met bijvoorbeeld geslacht, leeftijd of afkomst. Zo kunnen werknemers kiezen voor iemand bij wie zij zich veilig en prettig voelen. 
 
Daarnaast is het belangrijk dat de vertrouwenspersoon: 

• de organisatie goed kent; 
• gemakkelijk bereikbaar is voor werknemers; 
• beschikt over een eigen ruimte waar vertrouwelijke gesprekken kunnen plaatsvinden.

Naast het aanstellen van een vertrouwenspersoon is het belangrijk dat een organisatie een duidelijk beleid heeft tegen ongewenst gedrag. En dat het management en de leidinggevenden zelf het goede voorbeeld geven. Voorkomen blijft beter dan genezen. 

Bekijk hieronder de animatie over de rol van de vertrouwenspersoon.